来华留学生档案管理的问题与对策

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作者:王剑军

　　

2002年经合组织（OECD）国家的留学生数量达到了190万，占各国学生总数的5.3%，其中瑞士、澳大利亚、奥地利分别以17%，14%，12%位列三甲。［1］留学生数量的扩大，反映了一个国家经济的发展和文化影响力的增强。我国2010年颁布的《国家中长期教育改革和发展规划纲要》提出“进一步扩大外国留学生规模。增加中国政府奖学金数量，重点资助发展中国家学生，优化来华留学人员结构。”在国家政策的推动下，相关高校积极参与，来华留学生达到了空前的发展规模。2011年来华留学生人数已超过26万人，来自194个国家和地区。［2］通过为来华留学生建立档案，形成其学习、生活、工作的原始记录，可以化解日益增长的来华留学生给各个高校带来的管理困境，对于提高留学生管理水平具有重要意义。

　　

一、来华留学生档案的内容

　　

从档案载体来看，来华留学生档案包括纸质档案和电子档案。其中纸质档案主要包括入学申请表、身份证件（护照）复印件、外国来华人员来华签证申请表（JW202表）、汉语水平考试（HSK）成绩单、最高学历证书复印件、成绩单、学籍变动申请或审批表和学校要求的其他相关材料等。电子档案主要是通过“来华留学生管理信息系统”所记录的外国来华留学生的基本信息、分班信息、证照信息、住宿信息、奖惩信息、奖学金信息、保险信息、健康信息、选课信息、活动信息、突发事件、离校信息等数据库信息。［3］

　　

从形成主体来看，来华留学生档案包括教育及相关部门形成的档案和留学生形成的档案。前者包括教育部门在招生、教学、管理等活动中形成的档案；后者包括留学生在学习、工作、生活中形成的学籍档案、实习档案、健康档案等等。

　　

从学习阶段来看，来华留学生档案包括入学申请、在校学习、毕业离校三个阶段的档案。入学申请阶段的档案包括外国留学人员来华签证申请表（JW202表）、入学申请材料、录取通知书、护照复印件、签证复印件、留学生的居住信息和联系方式、健康证明材料、居留许可复印件。在校学习阶段的档案包括进修生的课程设置资料、教学安排资料、考试成绩、学习证明、学历生的培养方案、必修和选修课的具体信息以及相应的学分、学历和学位证书复印件，以及在校学习、生活期间形成的其它的材料，如获奖证书、参加某项活动后的证书、纪念品等。［4］留学生毕业档案包括毕业生就业档案、留学生校友档案等等。

　　

二、来华留学生档案的作用

　　

1.对留学生个人的作用。来华留学生档案是留学生在高校学习、生活、工作的最原始记录，可以起到证明其学习经历的作用。对于留学生个人来说，在其毕业离校后，无论是继续求学深造或者求职，其档案都会成为证明其资历的重要凭证。查询和认证是目前留学生档案最为频繁的一种利用方式。留学生在校表现、成绩查询、学位认证都需要通过档案这种原始的真实记录来完成。［5］

　　

2.对高等学校的作用。一是提高留学生管理水平，通过及时收集、整理留学生档案，有利于全面掌握留学生的学习、生活和居留情况，根据留学生个人情况因材施教，实现人性化和科学化的管理。二是通过对留学生毕业档案、校友档案的管理，了解离校留学生的动态。通过建立来华留学生毕业生就业状况档案，了解毕业生就业状况，一方面能够完整地了解毕业生走向社会的反馈情况，另一方面又能够为学校提供专业需求状况，及时修正人才培养工作的偏差，也为学校及时调整专业起导向作用。详细的留学生档案可以为高校在留学生教学、科研计划，师资、留管干部培训计划，招生计划以及学校制定短期目标、长期规划、地区留学生管理政策、国际交流方面等提供有力的信息支持。［6］

　　

3.对社会其他机构的作用。社会上其他机构也需要利用留学生档案，如驻外使馆、国外学校、公司经常通过电话、电子邮件要求确认某学生身份。［7］在经济全球化日益成为历史潮流的今天，国际交流合作在社会各领域凸显出越来越重要的作用。国际交流指标成为衡量全球化水平的重要指标之一，而外国来华留学生的规模及发展状况也成为国际交流指标的重要内容。因此，在各高等院校和相关单位的发展规划纲要中常常涉及外国来华留学生的数量、分类、国别等信息，来华留学生档案可以满足这一要求。［8］此外，这些档案也是进行其他研究的重要参考资料，如，研究留学生教育对输入国、输出国以及第三国经济发展的作用，就要以留学生档案作为重要资料。［9］

　　

三、来华留学生档案管理的现状

　　

1.留学生档案管理制度。我国早在1989年就颁布了6号令《普通高等学校档案管理办法》，但是该办法规定的外事类档案主要包括“学校有关人员出席国际学校会议（含在国内举办的），出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍、港澳专家与教师在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料；授予中、外学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料等。”并没有明确提及留学生档案该如何管理。直到1994年国家教委颁发了《高等学校档案实体分类法》，留学生档案才有一个专门的类目代号WS15，作为一级类目“外事档案”的第五个二级类目。2008年教育部颁布的27号令《高等学校档案管理办法》确定外事类档案包含“学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料”。在这些制度的指导下，我国的留学生档案管理工作开始走入正轨。

　　

2.留学生档案管理机构。由于各高校留学生规模不同，每个学校都会根据各自的实际情况指定一些机构管理留学生档案。有的高校由专门的留学生部负责留学生的招生和所有管理工作；有的高校由国际合作与交流处负责留学生招生和主要管理工作，把学历教育的具体工作放到相应的院系；有的高校由国际合作与交流处负责留学生招生，教务处或留学生部负责教学等等。可以看出在有的学校，不同类型的留学生档案由不同部门形成和保管。于是留学生档案出现了多头管理的现象。

　　

3.留学生档案保存与利用。从保存机构来看，大多数高校均规定整理后的留学生档案要移交综合档案馆（室）统一保存，而综合档案馆（室）需要监督、指导、检查相关部门作好留学生文件材料的形成、积累、整理、归档工作，检查验收留学生档案是否完整、准确和系统。从保存期限来看，很多高校比较谨慎，大部分档案都是永久保存。例如，广东商学院的留学生档案就分成9小类，除了3类材料长期保存外，其余全是永久保存：录取审批材料（永久）；学籍登记表、学籍卡片（永久）；留学生学籍管理规定（永久）；学习情况、成绩及评语（永久）；学生名册（永久）；留学生奖惩材料（永久）；教学计划、大纲、安排（长期）；学位论文及学位证书复印件（长期）；学生去向及有关材料（长期）。然而大多数学校没有制定出切实可行的提供利用的措施。这说明档案工作中普遍存在的“重保存、轻利用”的现象在留学生档案这一领域依然存在。

　　

四、加强来华留学生档案管理的对策

　　

1.完善来华留学生档案管理制度。首先，根据国家的相关制度，结合本单位的实际情况，制定切实可行的留学生档案管理制度；其次，建立留学生档案分类体系，明确归档范围。可以参照高等学校档案实体分类方法，在原有二级类目WS15下面增设三级类目，并在每个三级类目下面列出归档范围，这样既具体又简洁，在整理文件材料时，一目了然。例如江南大学就增设了四个WS15的三级类目，综合类、博士和硕士生材料、本科生材料、进修性材料。［10］再次，要建立相关部门之间的协调机制。由于多头管理的关系，留学生档案来源相对分散，涉及较多的部门，需要协调各形成机构之间的关系，包括留学生处、外事办公室、院系留学生管理办公室、教研室等相关部门。通过高校档案馆（室）统筹规划分工合作，实现留学生档案的全面、全程管理。

　　

2.对相关工作人员进行培训。高校留学生档案管理工作的实际情况大都是由档案馆（室）进行业务指导，而由相关的职能部门进行档案的收集、整理工作，留学生毕业之后再将整理好的档案移交档案馆（室）。所以留学生档案工作的质量取决于具体业务部门的工作人员。而这些人员大多属于兼职行使档案管理的职责。因此，为了提高相关职能部门的档案意识和工作水平，需要对负责留学生档案管理工作的人员进行培训。

　　

3.加强来华留学生电子档案管理。自从教育部2004年9月1日起在全国各省级教育行政部门、各接受来华留学生的高等学校正式启用“全国来华留学生管理信息系统”以来，越来越多的留学生档案将以电子档案的形式存在，这为网络环境下开展留学生档案的利用工作奠定了基础。该系统涵盖了来华留学工作中招生、教学、生活服务和管理、留华毕业生工作等四个基础环节，具备日常管理、教育质量评估、留学生数据库、留华毕业生档案、留学生数据统计等功能。为适应网络环境下档案信息管理、利用的需要，还有必要开展留学生纸质档案的数子化工作。在数字化过程中，需要制定著录标准，建立高素质的著录队伍，加强著录组织工作，提高著录质量。

　　

参考文献：

　　

［1］DreherA，PoutvaaraP.ForeignStudentsandMigrationtotheUnitedStates.WorldDevelop?ment.2011.39（8）.

　　

［2］陆应飞.试论留管教师的基本素质.外国留学生工作研究2011（2）.

　　

［3］王芳周允旭陈亮.浅谈外国来华留学生档案信息的管理和存放.科技天地2010（8）.

　　

［4］李立冬.高校留学生档案工作刍议.外国留学生工作研究2010（2）.

　　

［5］尹珊珊.外国留学生档案管理存在的问题及改进策略.产业与科技论坛2011（3）.

　　

［6］刘哲郭宁.日本留学生档案数据的质量控制.黑龙江史志2010（22）.

　　

［7］王利伟.建立来华留学生档案追踪机制探析.兰台世界2011（4）.

　　

［8］黄廷义.做好留学生档案管理促进留学生教育发展.兰台世界2007（9）.

　　

［9］HeatonC，ThrosbyD.Benefit-Costanalysisofforeignstudentflowsfromdevelopingcountries：Thecaseofpostgraduateeducation.EconomicsofEducationReview.1998.17（2）.

　　

［10］徐溶.外国留学生档案规范管理之我见.黑龙江史志2009（12）.

　　

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